हार्ड कॉपी- छापील प्रत

Hard Copy- Printed Copy 

संगणक मुद्रित दस्तऐवज-हार्ड कॉपी


Key Points


हार्ड कॉपी म्हणजे काय?

हार्ड कॉपी म्हणजे संगणकावरील माहितीची कागदावर घेतलेली मुद्रित प्रत. त्यास प्रिंटआउट, कागदावरील प्रत किंवा कायमची प्रत देखील म्हटले जाते. या छापील प्रतिला हार्ड कॉपी म्हणतात. मुद्रित प्रत ही मजकूर, प्रतिमा, फोटो, चार्ट, आलेख किंवा इतर कोणत्याही अधिकृत कागदपत्रांच्या स्वरुपात असू शकते. ही कागदावर संगणक किंवा लॅपटॉप व प्रिंटर यांच्या मदतीने घेतलेली आउटपुट मुद्रित प्रत आहे.

मुद्रित प्रत आपण कोणतेही संगणक किंवा इतर संगणकीय डिव्हाइस यांचा वापर न करता वाचू शकता. भौतिक वस्तूच्या स्वरुपात हार्ड कॉपी ही कायमची प्रत आहे. हार्ड कॉपी या शब्दाचा अर्थ असा आहे की स्पर्श करता येण्यासारखे काहीतरी जे शारीरिक आणि मूर्त असू शकते. जेव्हा एखाद्यास दस्तऐवजांवर स्वाक्षरी करणे आवश्यक असते तेव्हा हार्डकोपी आवश्यक असतात.


हार्ड कॉपी का आवश्यक आहेत?

हार्ड कॉपी म्हणजे रेकॉर्ड प्रत्यक्ष स्वरुपात जतन करुन ठेवण्याचा जुना मार्ग. तंत्रज्ञान बदलले असले तरी अजुनही हार्ड कॉपीची गरज आहे.

ज्यांच्याकडे संगणक वापरण्यासाठी आवश्यक सुविधा नाहीत तेथे हार्ड कॉपीची आवश्यकता भासते. ज्या ठिकाणी संगणक प्रशिक्षित वापरकर्ते नसतील त्यांच्यासाठी हार्ड कॉपी आवश्यक आहेत. कागदावरील छापील प्रती जवळजवळ सर्व कार्यालये, रुग्णालये, शाळा आणि महाविद्यालयांमध्ये आवश्यक असतात. कायदेशीर कागदपत्रे आवश्यक असतील तेथे मुद्रण करणे आवश्यक आहे. बर्‍याच कार्यालयांमध्ये किंवा अगदी वैयक्तिक रेकॉर्ड जतन करुन ठेवण्यासाठी हार्ड कॉपी आवश्यक असतात. अनेकांना खाजगी प्रॉपर्टीचे कागदपत्रे, करारनामा किंवा इतर कायदेशीर कागदपत्रे यासारखी कागदपत्रे पुरावे म्हणून ठेवणे आवश्यक असते.


हार्ड कॉपी कशा तयार केल्या जातात?

हार्ड कॉपी टाइपराइटर किंवा डॉट मॅट्रिक्स प्रिंटर, इंकजेट प्रिंटर, लेसर प्रिंटर किंवा 3 डी प्रिंटर सारख्या प्रिंटरचा वापर करुन तयार केल्या जातात. आपल्यास मोठ्या प्रमाणात मुद्रित प्रती आवश्यक असल्यास आपण झेरॉक्स मशीन किंवा मुद्रण प्रेस मशीन वापरु शकता.


हार्ड कॉपी आपण सॉफ्ट कॉपीमध्ये कशी बदलू शकता?

आपण स्कॅनर किंवा सॉफ्टवेअर वापरुन हार्ड कॉपी सॉफ्ट कॉपीमध्ये बदलू शकता. आपल्या स्कॅनर किंवा मल्टी-फंक्शन डिव्हाइस (एमएफडी) सह एक सॉफ्टवेअर ज्यास ऑप्टिकल कॅरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) म्हणतात. या सॉफ्टवेअरच्या मदतीने आपण हार्ड कॉपीला सॉफ्ट कॉपीमध्ये रुपांतरित करु शकता. आपण ओसीआरसह मजकूर दस्तऐवज किंवा प्रतिमा सुधारित करु शकता.


हार्ड कॉपी संग्रहित करण्याचे काय फायदे आहेत?

आपण आता डिजिटल युगात जगत आहोत. डिजिटल दस्तऐवज तयार करणे आणि संग्रहित करण्यासाठी आजा बरीच उपकरणे उपलब्ध आहेत. बहुतेक शासकीय तसेच निमशासकीय किंवा खाजगी कार्यालये आता पेपरलेस होण्याचा प्रयत्न करीत आहेत. अशा परिस्थितीत हार्ड कॉपी जतन करुन ठेवण्याचा काय फायदा? असे अनेकांना वाटते. तथापि, कायदेशीर तज्ञ आणि फाइल व्यवस्थापन तज्ञ शिफारस करतात की मूळ नोंदी संग्रहित करणे आवश्यक आहे. त्यांची गरज केंव्हाही लागू शकते त्यामुळे मूळ प्रति जतन करणे आवश्यक आहे.


हार्ड कॉपी संग्रहित करण्याचे फायदे


गोपनीयता

आजही शासकीय तसेच निमशासकीय किंवा खाजगी कार्यालये, उद्योग किंवा व्यवसायीकांना मूळ कागदपत्रे जतन करुन ते गोपनीय ठेवणे आवश्यक असते.

जेव्हा कागदपत्रे गोपनीय ठेवण्याची आवश्यकता असते तेव्हा हार्ड प्रती सुरक्षित असू शकतात. डिव्हाइसमधील सॉफ्ट कॉपी सुरक्षित आणि गोपनीय असेल याची शाश्वती नाही. त्यामुळे कागदपत्रांची गोपनीयता राखण्यासाठी हार्ड कॉपी सुरक्षित असतात.


सुरक्षितता

कार्यालयातील किंवा वैयक्तिक कागदपत्र डिजिटलपणे संग्रहित करताना वापरकर्ते डेटा बॅकअप येऊ शकतात. परंतू प्रत्येक वेळी डेटा बॅक अप घेतला जाईल असे नाही. अशा वेळी वापरकर्ता संपूर्ण डेटा गमावू शकतो.

नेटवर्किंग सुलभतेमुळे इलेक्ट्रॉनिक माहिती किंवा फाइल्स चोरल्या जाण्याची शक्यता जास्त असते. माहिती चोरुन त्यांचा अनधिकृत वापर होण्याची शक्यता जास्त असते. जेव्हा आपण  हार्ड कॉपी सुरक्षित ठिकाणी संचयित करता तेव्हा हार्ड कॉपी चोरणे किंवा त्यांचा अनधिकृत वापर करणे शक्य नाही.


सत्यता

काही कार्यालयांना अस्सल कागदपत्रे जतन करुन ठेवणे आवश्यक असते. त्यांना हस्तलिखित आणि स्वाक्षरी केलेली कागदपत्रे देखील संग्रहित करणे आवश्यक असते. काही कार्यालयांना मूळ नोंदी  जतन करणे आणि त्यांची सतयता राखणे बंधनकारक असते. त्यामुळे सरकारी नियम पाळण्यासाठी मूळ कागदपत्रे जतन करावे लागतात व त्यांची सत्यता राखावी लागते.


दीर्घकालीन संचय

शासकीय तसेच निमशासकीय किंवा खाजगी कार्यालये, उद्योग किंवा व्यवसायीकांना ब-याच काळासाठी कागदपत्रांच्या नोंदी ठेवाव्या लागतात. म्हणून कार्यालये हार्ड कॉपी ब-याच काळासाठी सुरक्षितपणे जतन करुन ठेवतात. एखाद्यास काही दशकांपेक्षा जास्त काळ हार्ड कॉपीची आवश्यकता असल्यास, हार्ड कॉपी स्टोरेजमध्ये डिजिटल फाइलींपेक्षा जास्त कालावधीसाठी संचयित करता येतात.


माहिती गमावण्याची भिती नाही

जेव्हा डिजिटल स्टोरेजसाठी कागदपत्रे किंवा माहिती स्कॅन केली जाते, तेंव्हा काही मानवी त्रुटीमुळे काही शब्द, काही भाग गमावला जाण्याची शक्यता जास्त असते. मूळ ग्रंथांचे स्कॅन करताना काही भाग गमावला जाऊ शकतो किंवा विकृत होऊ शकतो. परंतु हार्ड कॉपीसह कागदजत्र  जतन  केल्यास हा धोका उदभवत नाही.


हार्ड कॉपी आणि सॉफ्ट कॉपी मधील फरक 

हार्ड कॉपी

सॉफ्ट कॉपी

एक मुद्रित दस्तऐवज आहे.

एक डिजिटल दस्तऐवज आहे.

फिजिकल नेचर असते.

लॉजिकल नेचर असते.

संपादन करण्यायोग्य नाही.

संपादन करण्यायोग्य आहे.

हार्ड कॉपी पोर्टेबल आहेत.

सॉफ्ट कॉपी पोर्टेबल नाहीत.

प्रती हस्तांतरीत करता येतात.

प्रती डिजिटली सामायिक करता येतात.

वाचण्यासाठी डिव्हाइसची आवश्यकता नाही.

वाचण्यासाठी डिव्हाइस आवश्यक आहे.

कागदपत्रे सुरक्षित असतात.

कागदपत्रे असुरक्षित असतात.

स्टोअरसाठी भौतिक जागा आवश्यक असते.

स्टोअरसाठी डिव्हाइसची आवश्यकता असते.

अधिक महाग असतात.

कमी महाग असतात.

अधिक सत्यता असते.

कमी सत्यता असते.

कमी लोकप्रिय आहेत.

अधिक लोकप्रिय आहेत.

प्र्त्यक्ष स्वाक्षरी करता येते.

डिजिटल स्वाक्षरी करता येते.

  (Back to the key points)